Administration & Events Assistant (part-time)

Ottawa Music Industry Coalition

Hours per week  :  20 hours/week (2.5 days/week); 6 month contract

Rate :  $17/hour

Location of work : Ottawa (Glebe), ON; office environment

Career level : Entry level

Reports to : Executive Director


Role Description

The Ottawa Music Industry Coalition is currently seeking a part-time administration & events assistant to help with managing the day-to-day operations of our organization over the next six months assisting with everything from membership administration & event planning to travel logistics & notetaking. 

The successful candidate will have a strong understanding of Ottawa’s local music community, OMIC’s programming and operations and bring to our small staff team strong event planning, administration & record keeping, and marketing skills. They will be able to work equally well on their own and in a small team, be comfortable taking initiative, and thrive in a fast-paced environment. The ability to juggle multiple projects and tasks with ease is absolutely essential.  

Organization Description

The Ottawa Music Industry Coalition is a non-profit, member-based music industry association serving Ottawa and the surrounding region. With 200 members as of April 2019, the organisation has grown rapidly over the last two years and offers a range of professional & export development programs while also doing research, advocacy and audience development around Ottawa music as a whole. Our goal? To make Ottawa the best place in Canada to work in music or be a music fan. 

Duties

  • Assisting Executive Director and Programs Manager

  • Maintaining membership records

  • Coordinating logistics for events and staff travel

  • Engaging in correspondence with members and external organizational partners

  • Assisting with grant applications and completion reports

  • Responding to correspondence

  • Managing program-related spreadsheets

  • Implementing social media campaigns

  • Other duties as required

Person Specification

Requirements

  • Administration experience with a strong preference for music industry or arts organization (or similar non-profit)

  • Experience working in small teams

  • Demonstrated experience organizing and running successful events 

  • Strong understanding of OMIC, its programming and role in the local music community

  • Strong organizational skills and attention to detail

  • Confident using cloud-based organizational software (G-suite; Monday; Toggl) with little to no training

  • Degree or diploma in music, communications or arts administration 

  • Ability to communicate (read, write and speak) in French preferred

  • Strong time management skills

Attributes

  • Attention to detail

  • Self-directed and willingness to take initiative

  • Enjoys working with a wide range of people

  • Able to manage multiple competing priorities and projects simultaneously

Equity & Inclusion

The Ottawa Music Industry Coalition is committed to creating an open, inclusive and diverse working environment and is proud to be an equal opportunities employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, ethnicity, religion, gender or gender identity, sexual orientation, disability or veteran status. 

Please send a CV and cover letter to info@ottawamic.com

The deadline to apply is Monday, May 20th, 2019 at 5p.m.

Adjoint aux événements et administration (temps partiel)

Coalition de l’industrie de la musique d’Ottawa


Heures de travail: 20 heures/semaine (2.5 jours/semaine); contrat de 6 mois

Rémunération: 17$/heure

Lieu de travail: Ottawa (Glebe), ON; environnement de bureau

Niveau professionnel : Niveau d'entrée

Relève à la Directrice Exécutive

Principales fonctions

La Coalition de l'industrie de la musique d'Ottawa est présentement à la recherche d'une adjointe d'administration et gestion d’événements à temps partiel. Pendant six mois l'adjointe est visé d'aider avec les activités quotidiennes comme la gestion des adhésions, la planification d'événements, la logistique de déplacement de personnel et la prise des notes.  

Le candidat idéal aura une bonne compréhension de la communauté musicale locale, de la programmation et les opérations de la CIMO ainsi que les aptitudes pour la planification d'événements, l’administration et la tenue des livres et le marketing. Ils seront capables de travailler aussi bien seuls que dans une petite équipe, de prendre l’initiative et de s'épanouir dans un environnement au rythme rapide. La capacité de travailler sur plusieurs projets et tâches avec facilité est absolument essentielle.

   

A propos de la CIMO

La Coalition de l'industrie de la musique d'Ottawa est une association sectorielle à but non-lucratif qui sert Ottawa et ses entours. Avec 200 membres dès d'avril 2019, l'organisation a grandi rapidement pendant les deux dernières années. On offre une grande gamme des programmes de développement professionnel et d‘exportation. On fait aussi de la recherche, le plaidoyer et le développement de public. Notre but est de Faire d'Ottawa le meilleur endroit au Canada pour travailler dans la musique ou être un fan de musique.

Fonctions

  • Assister la Directrice Exécutive

  • Mise à jour des dossiers des adhésions

  • Coordonner la logistique pour les événements et le déplacement du personnel

  • Correspondance avec les membres et les partenaires organisationnels externes

  • Assistance aux demandes de subvention et aux rapports d'achèvement

  • Répondre à la correspondance

  • Gestion des feuilles de calcul liées aux programmes

  • Mise en place de campagnes sur les réseaux sociaux

  • Autres tâches selon les besoins l'organisation et souci du détail

Qualifications

Exigences

  • Expérience dans l'administration avec une préférence marquée pour l'industrie de la musique ou un organisme artistique (ou une organisme à but non lucratif similaire)

  • Expérience de travail en petites équipes

  • Expérience dans l'organisation et la gestion d'événements

  • Forte compréhension de la CIMO, de sa programmation et de son rôle dans la communauté musicale locale

  • Grand sens de l'organisation et souci du détail

  • Confiant en utilisant un logiciel d'organisation basée sur le cloud (G-suite; Monday; Toggl) avec peu ou pas de formation

  • Diplôme en musique, en communication ou en administration des arts

  • Capacité à communiquer (lire, écrire et parler) en français préféré

  • Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à bien gérer son temps

    Attributs

    • Grand sens de l'organisation et souci du détail

    • Autogéré et volonté de prendre l’initiative

    • Aime travailler avec un large éventail de personnes

    • Capable de gérer plusieurs priorités et projets simultanément

      Equité et Inclusion

      La CIMO s'est engagée à créer un environnement de travail ouvert, inclusif et diversifié et est fière d'être un employeur offrant l'égalité des chances. Tous les candidats qualifiés recevront une contrepartie pour un emploi sans distinction de race, d'origine ethnique, de religion, de genre ou d'identité de genre, d'orientation sexuelle, de handicap ou de statut d'ancien combattant.

Veuillez envoyer votre lettre de candidature et CV à info@ottawamic.com

La date limite pour soumettre votre candidature est le lundi 20 mai 2019 à 17h.